Kaikki workflow't
~10 minesihenkilötiimivetäjäkonsulttiyrittäjä

Äänitys → muistio → toimenpiteet vastuuhenkilöittäin

Palaverin jälkeen 80 % päätöksistä unohtuu, ellei niitä kirjata heti. Tämä työnkulku ottaa Teams-, Zoom- tai puhelinpalaverin äänityksen ja tuottaa 5 minuutissa muistion, jossa päätökset, vastuut ja seuraavat askelet ovat selvillä.

Käytä tätä, kun: Heti palaverin jälkeen, kun haluat että päätökset eivät katoa ja toimenpiteet etenevät seuraavalla viikolla.
Vaiheet

5 vaihetta

1

Hanki transkriptio

Microsoft Teams ja Google Meet luovat transkription automaattisesti, jos äänitys on päällä. Zoom AI Companion myös. Vaihtoehtoisesti äänitä iPhonen Voice Memos -sovelluksella ja syötä Whisper- tai Otter.ai -palveluun.

Vinkki: Suomen kielelle Aalto-yliopiston Aalto-ASR ja AWS Transcribe Finnish toimivat hyvin.
2

Liitä transkriptio AI:lle ja kerro konteksti

Avaa Claude tai ChatGPT. Liitä transkriptio. Kerro: kuka oli paikalla, mistä palaveri oli, mikä oli sen tavoite.

Tässä on transkriptio palaverista [aihe]. Paikalla oli: [henkilöt rooleineen]. Palaverin tavoite oli: [tavoite]. Älä tee yhteenvetoa vielä. Vahvista että tunnistat keskustelun rakenteen.
3

Pyydä muistio kiinteällä rakenteella

Älä pyydä 'tee muistio'. Anna kiinteä runko: konteksti, päätökset, avoimet kysymykset, toimenpiteet vastuuhenkilöittäin.

Tee muistio rakenteella: 1) Konteksti (3 lauseketta), 2) Päätökset (selkeästi merkitty kuka päätti ja mitä), 3) Avoimet kysymykset, 4) Toimenpiteet — taulukko: tehtävä, vastuuhenkilö, deadline (jos mainittu), riippuvuudet. Älä lisää mitään mitä keskustelussa ei sanottu.
4

Pyydä erikseen mitä jäi epäselväksi

AI ei aina kuule kaikkea selkeästi äänityksestä. Pyydä lista kohdista joissa on epävarmuutta.

Listaa nyt: 1) kohdat joissa transkriptio oli epäselvä, 2) väittämät jotka tarvitsevat ihmisen vahvistuksen, 3) numerot/päivämäärät joista et ole varma. Älä päätä puolestani.
5

Tarkista ja jaa

Lue muistio läpi, korjaa ilmeiset väärintulkinnat, lisää oma kommentti epäselviin kohtiin. Lähetä osallistujille vahvistettavaksi 24 h sisällä palaverista — silloin korjaukset tulevat vielä muistissa olevista keskusteluista.

Mitä työkaluja käyttää

  • ClaudeParas kun haluat huolellisen rakenteen. Pitkät transkriptiot kestävät hyvin.
  • Microsoft 365 CopilotSuoraan Teams-palaverin sisällä, ilman copy-pastea. Suositus jos käytät Teamsia.
  • ChatGPTToimiva oletus. Voice mode myös: voit puhua palaverin yhteenvedon AI:lle.
  • Otter.aiSisäänrakennettu transkriptio + AI-yhteenveto. Suomen kieli ei vahvuus.

Vinkit jotka säästävät aikaa

  • Aja transkriptio mahdollisimman pian palaverin jälkeen — jälkikäteen kontekstia katoaa.
  • Vastuuhenkilöt nimellä, ei tittelillä — taulukko muuttuu toimintaa ohjaavammaksi.
  • Lähetä muistio nopeasti ja pyydä korjauksia 48 h sisällä — tee tästä rutiini.
  • Suomen kielen erikoistermien tarkistus on AI:lle vaikein paikka. Lue rauhassa.
Usein kysyttyä

Vastauksia tästä työnkulusta

Yhdistä näiden kanssa

Liittyviä oppaita ja prompteja

Oppaat
Takaisin kaikkiin workflow'hin