Kaikki promptit
muistio

Päätösmuistio palaverista: kuka päätti, kuka tekee, mihin mennessä

Tämä prompti tekee palaverin muistiinpanoista tai litteraatista päätösmuistion neljällä otsikolla: päätökset, tehtävät vastuuhenkilöineen ja määräpäivineen, avoimet asiat ja seuraava askel. Se ei keksi päätöksiä, joita ei tehty, vaan merkitsee epäselvät kohdat [TARKISTA]-merkillä.

Käytä, kun: Kun tiimipalaveri, pk-yrityksen hallituksen kokous tai asiakaspalaveri on juuri päättynyt ja haluat lähettää muistion 15 minuutissa, ennen kuin osallistujat muistavat päätökset eri tavalla. Toimii Teams-litteraatille, omille ranskalaisille viivoille ja sihteerin muistiinpanoille.
Promptin teksti

Kopioi alla oleva ja muokkaa omaksi

Teen päätösmuistion palaverista [palaverin tyyppi ja aihe], joka pidettiin [päivämäärä]. Olen [rooli], ja muistio lähetetään osallistujille.

Osallistujat ja roolit: [nimet ja roolit, esim. Minna, toimitusjohtaja; Jari, hallituksen puheenjohtaja; Sari, talouspäällikkö]
Palaverin tavoite: [mitä piti päättää]

Muistiinpanot tai litteraatti: """[liitä teksti]"""

Kirjoita suomeksi päätösmuistio tällä rakenteella. Älä muuta otsikoita äläkä lisää uusia.

1. Päätökset
Numeroitu lista. Jokaiseen: mitä päätettiin, kuka päätti tai ketkä sopivat, ja peruste yhdellä lauseella, jos se sanottiin ääneen. Päätös on vain asia, josta sanottiin selvästi "päätetään", "sovitaan" tai "tehdään näin", tai jonka kaikki ilmaisivat kannattavansa. Keskustelu, ehdotus tai toive ei ole päätös.

2. Tehtävät
Taulukko: tehtävä | vastuuhenkilö | määräpäivä | mihin päätökseen liittyy. Jos vastuuhenkilöä tai määräpäivää ei sanottu, kirjoita soluun [TARKISTA]. Älä arvaa.

3. Avoimet asiat
Asiat, joista keskusteltiin mutta joita ei päätetty. Jokaiseen: mikä kysymys jäi auki, mitkä vaihtoehdot olivat esillä ja kuka asiaa jatkaa, jos se sanottiin.

4. Seuraava askel
Yksi tai kaksi lausetta: milloin asiaan palataan ja missä (seuraava palaveri, sähköposti, hallituksen kokous).

Ehdot:
- Älä keksi päätöksiä, tehtäviä, päivämääriä tai lukuja, joita tekstissä ei ole. Jos olet epävarma, merkitse kohta [TARKISTA] ja kirjoita perään lyhyesti, mikä on epäselvää.
- Jos kaksi henkilöä on eri mieltä eikä asiaa ratkaistu, se kuuluu avoimiin asioihin, ei päätöksiin.
- Käytä samoja nimiä ja termejä kuin tekstissä. Älä korjaa puhujien lukuja tai päivämääriä.
- Lyhyet virkkeet. Ei tunnekuvauksia ("keskustelu oli vilkasta") eikä arvioita siitä, oliko päätös hyvä.
- Jätä pois pienpuhe, tekniset ongelmat ja asiat, jotka eivät liity palaverin tavoitteeseen.
- Lopuksi listaa erikseen enintään viisi kohtaa, jotka minun pitää tarkistaa ennen lähettämistä.
Muuttujat

Mitä korvaat hakasulkujen kohdalle

  • [palaverin tyyppi ja aihe]Tiimipalaveri, hallituksen kokous vai asiakaspalaveri, ja aihe yhdellä rivillä. Hallituksen kokouksesta muistio on muodollisempi.
  • [osallistujat ja roolit]Etunimi riittää, kun muistio jää talon sisälle. Rooli auttaa mallia erottamaan, kenellä oli päätösvalta.
  • [palaverin tavoite]Mitä palaverissa piti päättää. Malli käyttää tätä erottaakseen olennaisen pienpuheesta.
  • [muistiinpanot tai litteraatti]Teams- tai Meet-litteraatti sellaisenaan tai omat muistiinpanot. Poista ensin kohdat, jotka eivät kuulu muistioon, esimerkiksi yksittäisen työntekijän terveys- tai palkka-asiat.
Esimerkki

Näin se voi näyttää käytössä

Tilanne: 12 hengen ohjelmistoyrityksen tiimipalaveri, Teams-litteraatti 40 minuutista. Päätös 1: 'Asiakasportaalin julkaisu siirtyy 3.11. → 17.11. Päätti Minna, tuotepäällikkö. Peruste: maksurajapinnan testaus kesken.' Tehtävärivi: 'Ilmoita siirrosta pilottiasiakkaalle | Jari | [TARKISTA] määräpäivää ei sanottu | päätös 1'. Avoin asia: 'Palkataanko toinen testaaja vai ostetaanko testaus ulkoa. Sari laskee kustannukset, aikataulua ei sovittu.'
Yleiset virheet

Vältä nämä

  • Pyydetään 'tee yhteenveto palaverista'. Saat tarinan keskustelun kulusta, et listaa päätöksistä. Anna rakenne ja kiellä keksiminen.
  • Syötetään litteraatti ilmaistilaukseen. Siinä on nimiä, palkkakeskusteluja ja asiakastietoja. Käytä tiimi- tai yritystilausta, jossa syötteitä ei käytetä mallin koulutukseen, tai Microsoft 365 Copilotia, jolloin teksti pysyy oman organisaation Microsoft-ympäristössä.
  • Lähetetään muistio tarkistamatta [TARKISTA]-kohtia. Yksi arvattu määräpäivä riittää siihen, että joku tekee työn väärään aikaan tai jättää sen tekemättä.
  • Annetaan mallin päättää, mikä oli päätös. Jos Jari ehdotti eikä kukaan vastustanut, se ei ole päätös. Merkitse se avoimeksi ja päätä ääneen seuraavassa palaverissa.
Usein kysyttyä

Vastauksia tästä promptista

Käytä yhdessä näiden kanssa

Liittyvä sisältö

Suositellut työkalut
Liittyvät työnkulut