Kaikki työnkulut
~240 minyrittäjämyyjäjohtaja

Hilma-tarjouspyyntö → vaatimustaulukko → valmis tarjous

Julkinen tarjouspyyntö tulee Hilmasta 5–10 liitteen pakettina, ja yksi puuttuva liite voi hylätä koko tarjouksen. Tässä työnkulussa tekoäly purkaa vaatimukset taulukoksi, auttaa go/no-go-päätöksessä ja luonnostelee pisteytettävät kohdat omasta materiaalistasi. Sinä päätät hinnan, tarkistat muotovaatimukset ja jätät tarjouksen ajoissa.

Käytä tätä, kun: Kun vastaat kunnan, hyvinvointialueen, valtion viraston tai muun hankintayksikön tarjouspyyntöön ja teet niitä 2–5 kertaa vuodessa.
Vaiheet

7 vaihetta

1

Syötä tarjouspyyntö ja kaikki liitteet tekoälylle

Lataa Hilmasta (hankintailmoitukset.fi) tarjouspyyntö ja jokainen liite: palvelukuvaus, sopimusluonnos, hintalomake, JYSE-ehdot, ESPD-lomake ja mahdolliset vastaukset tarjoajien kysymyksiin. Vie ne yhteen NotebookLM-muistikirjaan tai Claude Projectiin. Tarjouspyyntö on julkinen asiakirja, joten sen voi syöttää tekoälylle huoletta. Pyydä kaksi taulukkoa: pakolliset vaatimukset (soveltuvuus, ESPD, vähimmäisvaatimukset, vaaditut liitteet) ja pisteytettävät vertailuperusteet painoarvoineen.

Liitteenä on julkinen tarjouspyyntö liitteineen. Tee kaksi taulukkoa. Taulukko 1: pakolliset vaatimukset, joiden puuttuminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen (soveltuvuusvaatimukset, ESPD, vähimmäisvaatimukset, vaaditut liitteet ja tiedostomuodot). Taulukko 2: pisteytettävät vertailuperusteet, maksimipisteet ja painoarvo. Merkitse jokaiselle riville lähde: liitteen nimi ja kohta. Lisää loppuun määräaika kellonaikoineen, kysymysten jättöaika ja jättötapa. Jos jokin kohta on tulkinnanvarainen, sano se. Älä arvaa.
Tarkista: Jokaisella rivillä on lähde (liite ja kohta). Avaa 3 satunnaista riviä alkuperäisestä pdf:stä. Jos yksikin on väärin, pyydä taulukko uudelleen tarkemmalla ohjeella.
2

Tee go/no-go-päätös 30 minuutissa

Syötä yrityksesi perustiedot: liikevaihto 3 viime vuodelta, henkilöstömäärä, sertifikaatit, referenssit ja avainhenkilöiden kokemus. Pyydä tekoälyltä suora vertailu taulukkoon 1. Jos yksikin pakollinen vaatimus jää täyttymättä, lopeta tähän. Hankintalaki edellyttää tarjoajien tasapuolista kohtelua, joten hankintayksikkö ei saa antaa sinun korjata olennaista puutetta jälkikäteen. Jos vaatimus on tulkinnanvarainen, kysy hankintayksiköltä Hilman kysymysaikana.

Tässä yrityksemme tiedot: [liikevaihto 2023–2025], [henkilöstömäärä], [sertifikaatit], [referenssit: asiakas, vuosi, arvo, sisältö], [avainhenkilöt ja kokemus vuosina]. Vertaa näitä taulukon 1 pakollisiin vaatimuksiin. Jaa rivit neljään ryhmään: täyttyy, täyttyy osittain, ei täyty, ei voi päätellä. Ole suora. Älä pehmennä, jos emme täytä vaatimusta. Arvioi lopuksi taulukon 2 perusteella, missä vertailuperusteissa olisimme vahvoja ja missä heikkoja.
Tarkista: Listalla ei ole yhtään 'ei täyty' -riviä. Jos on, älä jatka tai hae puuttuva osa ryhmittymäkumppanilta tai alihankkijalta ennen seuraavaa askelta.
3

Rakenna vastaus vertailuperusteiden järjestyksessä

Pyydä tarjouksen runko, jossa jokainen pisteytettävä vertailuperuste on oma otsikkonsa. Käytä samaa järjestystä ja samoja sanoja kuin tarjouspyynnössä. Arvioija lukee tarjouksesi pisteytystaulukko vieressään ja etsii vastaukset kohta kohdalta. Jos hän joutuu etsimään, menetät pisteitä. Lisää runkoon liiteluettelo, jossa jokainen vaadittu liite on nimetty tarjouspyynnön numeroinnilla.

Tee tarjouksen runko taulukon 2 vertailuperusteiden järjestyksessä. Jokainen vertailuperuste omaksi otsikoksi täsmälleen tarjouspyynnön sanamuodolla, perään maksimipisteet sulkuihin. Jokaisen otsikon alle 1–2 lauseen kuvaus siitä, mitä arvioija odottaa kohdasta löytävänsä, ja viittaus tarjouspyynnön kohtaan. Lopuksi liiteluettelo tarjouspyynnön numeroinnilla. Älä kirjoita sisältöä vielä.
4

Luonnostele pisteytettävät kohdat omalla materiaalilla

Syötä omat lähteet: 2–3 aiempaa tarjousta, referenssikuvaukset, avainhenkilöiden CV:t sekä prosessi- ja laatukuvaukset. Käytä tiimi- tai yritystilausta, jossa dataa ei käytetä mallin koulutukseen. Referenssiasiakkaiden yhteyshenkilöiden nimet ja puhelinnumerot ovat henkilötietoja, joten älä syötä niitä henkilökohtaiselle tilille. Pyydä luonnos yksi vertailuperuste kerrallaan. Kiellä keksiminen: puuttuva tieto merkitään [TÄYDENNÄ]-merkinnällä, ei täytetä yleisellä tekstillä.

Kirjoita luonnos kohtaan '[vertailuperusteen nimi]' ([maksimipisteet] p). Käytä vain liittämääni materiaalia: [referenssit], [CV:t], [prosessikuvaus]. Vastaa täsmälleen siihen, mitä tarjouspyynnön kohta [numero] kysyy, ja mainitse konkreettiset luvut: vuodet, henkilömäärät, vasteajat, volyymit. Jos materiaalista puuttuu jotakin, kirjoita kohtaan [TÄYDENNÄ: mitä puuttuu]. Älä keksi referenssejä, sertifikaatteja tai lukuja. Pituus enintään [merkkiraja, jos tarjouspyynnössä on sellainen].
Tarkista: Jokainen väite luonnoksessa on todistettavissa liitteellä tai omalla dokumentilla. Jos et löydä todistetta, poista väite. Hankintayksikkö voi pyytää näytön ennen hankintapäätöstä.
5

Tarkista arvioijan silmin ja käy muotovaatimukset läpi

Pyydä tekoälyä pisteyttämään luonnoksesi tarjouspyynnön pisteytysmallilla, kuin se olisi hankintayksikön arvioija. Pyydä jokaiselle kohdalle pisteet, perustelu ja yksi konkreettinen parannus. Pyydä sen jälkeen muotovaatimusten tarkistuslista taulukosta 1 ja käy se itse läpi rivi riviltä. Tyypilliset hylkäysperusteet: puuttuva liite, allekirjoittamaton lomake, väärä tiedostomuoto, ylitetty merkkiraja, täyttämätön ESPD, ilmoittamaton alihankkija ja vanhentunut todistus.

Toimi hankintayksikön arvioijana. Pisteytä liitetty tarjousluonnos tarjouspyynnön vertailuperusteilla ja pisteytysohjeella. Anna jokaiselle kohdalle: pisteet / maksimi, 2 lauseen perustelu tarjouspyynnön sanamuodolla ja yksi muutos, jolla pisteet nousisivat. Ole tiukka: jos väite on yleinen eikä sitä ole todistettu, pisteet laskevat. Tee lopuksi tarkistuslista taulukon 1 pakollisista vaatimuksista ja vaadituista liitteistä, jokainen omana rivinään, jotta voin kuitata ne yksi kerrallaan.
Tarkista: Tarkistuslistan jokainen rivi on kuitattu, ja jokaiselle vaaditulle liitteelle on tiedosto oikeassa muodossa. Jos arvioija antoi jostakin kohdasta alle puolet pisteistä, palaa askeleeseen 4.
6

Hinnoittele ja lue koko tarjous itse

Hinta on sinun päätöksesi. Älä anna tekoälyn ehdottaa euromäärää, koska se ei tunne katettasi eikä kilpailijoitasi. Täytä hintalomake täsmälleen pyydetyssä muodossa: oikea yksikkö, alv 0 %, pyydetty desimaalimäärä, kaikki rivit. Tyhjä rivi tai oma lomakepohja voi johtaa hylkäämiseen. Jos käytät tekoälyä, anna sen vain tarkistaa, että hinta kattaa kaikki tarjouspyynnössä kuvatut tehtävät ja että laskukaavat täsmäävät. Tee tämä vain yritystilauksella. Lue sen jälkeen koko tarjous itse alusta loppuun: yrityksen nimi, Y-tunnus, päivämäärät, tarjouksen voimassaoloaika ja allekirjoittajan nimenkirjoitusoikeus.

Vertaa liitettyä hintalomaketta palvelukuvaukseen (liite [numero]). Listaa palvelukuvauksen tehtävät, joille ei ole hintariviä, ja hintarivit, joille ei löydy tehtävää. Tarkista, että yksiköt, desimaalit ja alv-merkintä vastaavat tarjouspyynnön ohjetta. Älä ehdota hintoja.
7

Jätä tarjous ajoissa ja tallenna vahvistus

Määräaika on ehdoton. Minuutinkin myöhässä saapunut tarjous hylätään, eikä hankintayksikkö voi joustaa. Jätä tarjous hankintayksikön ilmoittamassa sähköisessä järjestelmässä (esim. Tarjouspalvelu.fi tai Cloudia) viimeistään edellisenä päivänä. Järjestelmät ruuhkautuvat ja tunnukset puuttuvat juuri viimeisellä tunnilla. Tallenna järjestelmän jättövahvistus ja jätetty versio tarjouksesta omaan arkistoon. Laita kalenteriin hankintapäätöksen arvioitu ajankohta.

Tarkista: Sähköpostissa on järjestelmän vahvistus aikaleimalla, joka on ennen määräaikaa. Jätetty pdf-paketti on tallennettu kansioon, josta löydät sen hankintapäätöksen tultua.

Mitä työkaluja käyttää

  • ClaudeClaude Project pitää tarjouspyynnön, liitteet ja omat referenssit samassa kontekstissa koko työn ajan. Team- tai Enterprise-tilauksessa dataa ei käytetä koulutukseen.
  • NotebookLMParas askeleisiin 1–2, kun liitteitä on 5–10. Jokainen vastaus viittaa lähteen kohtaan, joten vaatimustaulukon tarkistus on nopeaa. Luonnosteluun heikompi.
  • ChatGPTToimii, jos se on jo käytössä. Käytä Projects-toimintoa ja Team-tilausta. Syötä pitkät pdf-liitteet yksi kerrallaan, niin mikään ei jää lukematta.

Vinkit jotka säästävät aikaa

  • Kysy epäselvät kohdat hankintayksiköltä Hilman kysymysaikana. Vastaukset julkaistaan kaikille tarjoajille, ja ne täsmentävät tarjouspyyntöä.
  • Käytä otsikoissa täsmälleen tarjouspyynnön sanoja. Arvioija etsii pisteytettävää kohtaa, ei sinun markkinointitermiäsi.
  • Tee vaatimustaulukko ennen osallistumispäätöstä. Hävitty tarjouskilpailu maksaa 2–4 työpäivää.
  • Pidä pysyvä tarjousaineisto ajan tasalla: referenssit, CV:t, todistukset ja sertifikaatit yhdessä kansiossa. Seuraava tarjous syntyy puolet nopeammin.
Usein kysyttyä

Vastauksia tästä työnkulusta

Yhdistä näiden kanssa

Liittyviä oppaita ja prompteja

Oppaat
Promptit
Takaisin kaikkiin työnkulkuihin