Kaikki promptit
muistio

Viikkoraportti esihenkilölle: tehty, kesken, tarvitsen päätöksen

Tämä prompti kokoaa hajanaisista muistiinpanoista, kalenterista ja tiketeistä alle 150 sanan viikkoraportin neljällä otsikolla: tehty, kesken ja miksi, tarvitsen päätöksen tai apua, ensi viikon kolme tärkeintä. Numerot mukaan, selittely pois, viivästys sanotaan suoraan.

Käytä, kun: Perjantaina kello 15, kun esihenkilö odottaa viikkoraporttia ja sinulla on 10 minuuttia ennen viikonloppua. Toimii asiantuntijalle, projektipäällikölle ja myyjälle, jonka viikko on hajallaan Jirassa, Outlookissa ja paperilapuilla.
Promptin teksti

Kopioi alla oleva ja muokkaa omaksi

Kirjoita viikkoraportti esihenkilölleni viikosta [viikon numero]. Olen [rooli] yrityksessä [yritys tai toimiala]. Esihenkilöni on [esihenkilön rooli], ja hän lukee raportin puhelimesta maanantaiaamuna.

Raaka-aineet sellaisinaan:
Muistiinpanot viikolta: """[muistiinpanot, ranskalaiset viivat riittävät]"""
Kalenteri: """[viikon palaverit ja tapaamiset]"""
Tiketit tai tehtävälista: """[valmiit ja kesken olevat tehtävät, tila ja numerot]"""
Viime viikon raportissa lupasin: """[viime viikon kolme tärkeintä, jos ne ovat tallessa]"""

Kirjoita suomeksi, enintään 150 sanaa, tällä rakenteella ja näillä otsikoilla:

Tehty
Enintään 5 kohtaa. Jokaiseen tulos, ei tekeminen: "tarjous lähetetty, 42 000 €", ei "työstin tarjousta". Numero mukaan aina, kun se on olemassa: kappaleet, eurot, tunnit, prosentit.

Kesken ja miksi
Enintään 3 kohtaa. Jokaiseen: mikä on kesken, missä vaiheessa, mikä estää ja uusi arvio valmistumisesta. Jos viime viikon lupaus ei toteutunut, sano se ensimmäisenä: "Lupasin X perjantaiksi. Valmistuu tiistaina, koska Y."

Tarvitsen päätöksen tai apua
Enintään 2 kohtaa. Jokaiseen: mitä pyydän, keneltä, mihin mennessä ja mitä tapahtuu, jos päätöstä ei tule. Jos en tarvitse mitään, kirjoita "Ei tällä viikolla."

Ensi viikon kolme tärkeintä
Täsmälleen kolme. Jokaiseen mitattava lopputulos ja päivä.

Ehdot:
- Ei johdantoa, ei lopputervehdystä, ei "viikko oli kiireinen".
- Ei selittelyä eikä pehmennyksiä. Viivästys sanotaan suoraan: päivä ja syy yhdellä lauseella. Älä kirjoita "hieman myöhässä" tai "pieniä haasteita".
- Käytä vain raaka-aineissa olevia tietoja. Jos numero tai tila puuttuu, kirjoita [TARKISTA]. Älä arvaa.
- Älä kaunistele äläkä vähättele. Jos viikko meni palavereissa eikä mitään valmistunut, kirjoita se.
- Lyhyet virkkeet, aktiivimuoto, minä-muodossa.
- Jätä pois kaikki, mistä esihenkilön ei tarvitse tehdä mitään eikä tietää mitään.
- Ilmoita lopuksi sanamäärä.
Muuttujat

Mitä korvaat hakasulkujen kohdalle

  • [viikon numero]Esimerkiksi 41. Lisää päivämäärät, jos esihenkilösi ei laske viikkoja.
  • [rooli]Asiantuntija, projektipäällikkö vai myyjä. Vaikuttaa siihen, mitkä numerot ovat olennaisia.
  • [esihenkilön rooli]Tiiminvetäjä vai yksikön johtaja. Johtajalle riittävät eurot ja päivämäärät, tiiminvetäjä haluaa myös tiketit.
  • [muistiinpanot, kalenteri ja tiketit]Liitä sellaisinaan, prompti karsii. Poista vain asiakkaiden henkilötiedot.
  • [viime viikon lupaus]Viime viikon raportin kohta 'ensi viikon kolme tärkeintä'. Ilman sitä malli ei näe, mikä jäi tekemättä.
Esimerkki

Näin se voi näyttää käytössä

Tilanne: projektipäällikkö IT-palveluyrityksessä, viikko 41. Tehty: 'Asiakasportaalin hyväksymistestaus valmis, 38/40 testiä läpi.' Kesken ja miksi: 'Lupasin käyttöönoton perjantaiksi 9.10. Siirtyy keskiviikkoon 14.10., koska maksurajapinnan 2 virhettä korjataan toimittajalla.' Tarvitsen päätöksen: 'Hyväksytkö 1 200 € lisätyön testaukseen tiistaihin mennessä? Ilman sitä käyttöönotto siirtyy vielä viikolla.' Ensi viikon kolme tärkeintä: 1) käyttöönotto ke 14.10., 2) loppuraportti asiakkaalle pe 16.10., 3) Q4-resurssisuunnitelma to 15.10.
Yleiset virheet

Vältä nämä

  • Kirjoitetaan tekemisestä, ei tuloksista. 'Työstin tarjousta' ei kerro mitään. 'Tarjous lähetetty, 42 000 €, vastaus luvattu 16.10.' kertoo kaiken.
  • Pehmennetään viivästys: 'hieman myöhässä', 'pieniä haasteita'. Esihenkilö lukee 'kaikki hyvin' ja yllättyy kahden viikon päästä. Sano päivä ja syy.
  • Raportoidaan kaikki, mitä viikolla teki. 400 sanaa, joista esihenkilö etsii sitä yhtä päätöstä, jonka hän on sinulle velkaa. Jätä pois kaikki, mistä hänen ei tarvitse tehdä mitään.
  • Jätetään viime viikon lupaukset pois. Silloin kukaan ei näe, mikä jäi tekemättä, ja sama tehtävä siirtyy viikosta toiseen huomaamatta.
Usein kysyttyä

Vastauksia tästä promptista

Käytä yhdessä näiden kanssa

Liittyvä sisältö

Suositellut työkalut
Liittyvät työnkulut